Documentation

Documentation ezfacture

Ezfacture est une application de bureau (Windows) qui génère vos devis, factures et avoirs directement depuis un classeur Excel, au format Factur-X (niveau "basic") conforme aux spécifications de l'administration française.

Les données sont renseignées dans excel directement. L'application pilote excel pour les opérations suivantes :

  • Workflow (brouillon -> document validé)
  • Contrôle des données
  • Création du des données xml pour incorporation dans le pdf au format factur-X
  • Numérotation incrémentale sans trous
  • Production des documents pdf (norme PDF/A-3)

Fichiers de configuration

Au démarrage de l'application, trois fichiers Excel présents à la racine de l'installation sont chargés dans le modèle :

  • config.xlsx — les informations de l'entreprise émettrice - à configurer lors de la première utilisation.
  • clients.xlsx — le fichier client (voir Clients)
  • produits.xlsx — le catalogue produits (voir Produits)

Ce sont ces fichiers qui doivent être édités pour modifier la configuration ; ils sont relus à chaque lancement de l'application.

Adaptation graphique

Pour utiliser votre logo, remplacer le fichier /images/logo.png par votre propre logo (à nommer "logo.png")

Chaque document (devis, facture, avoir) est construit à partir d'un modèle Excel unique (/templates/template.xlsx). Ce fichier template.xlsx peut être adapté à votre charte graphique, avec précautions (polices, couleurs...), car il contient des cellules nommées et des formules. Des modifications autres que cosmétiques pourraient créer des erreurs dans l'application.

Informations de l'entreprise

L'onglet config (issu de config.xlsx) contient les informations de l'entreprise émettrice, reprises sur chaque document généré :

  • Dénomination sociale, nom commercial
  • Adresse, code postal, ville, pays
  • Téléphone, email
  • Numéro de TVA intracommunautaire, SIRET, RCS
  • Régime de TVA (sur débits ou sur encaissements)
  • Instructions de paiement (pénalités de retard, indemnité forfaitaire…)
  • Pied de page des documents

Numérotation des factures et avoirs

Le numéro de départ des factures et des avoirs se configure également dans l'onglet config (« Les factures démarrent au numéro », « Les avoirs démarrent au numéro »). Ce numéro de départ est applicable uniquement si aucun document n'a encore été émis.

La suite de la numérotation peut ensuite être gérée de deux façons :

  • Mode local — le dernier numéro utilisé est conservé dans le fichier invoices.jsonl, à côté de l'application.
  • Mode API — la numérotation est gérée par l'API ezfacture. Pour utiliser ce mode, contactez-nous.